KVKK için PDF'te kişisel veri gizleme: siyah kutu neden yetmez?

PDF katmanlı bir biçimdir. Bir düzenleyicide metnin üzerine siyah dikdörtgen çizdiğinde yalnızca yeni bir şekil eklemiş olursun; altındaki yazı yerinde durur. Ekranda görünmese de dosyanın içindedir.

Bunu kontrol etmek için bir deneme yap: karartılmış alanı fareyle seç ve başka bir yere yapıştır, ya da okuyucunun arama kutusuna gizlediğin numarayı yaz. Metin yapışıyorsa ya da arama onu buluyorsa veri hiç gizlenmemiştir. Aynı durum sarı vurgulayıcıyı siyaha çevirmek, beyaz yazı rengi kullanmak veya bir resmi metnin üzerine yerleştirmek için de geçerlidir.

Kalıcı karartmada ise iki şey birlikte olur: işaretlenen metin dosyadan silinir ve boşalan yerin üzerine siyah kutu çizilir. Kutu yalnızca gözle görülen işarettir; asıl iş, verinin dosyadan çıkarılmasıdır.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister. Kanun ayrıca veri sorumlusunun, verilerin hukuka aykırı biçimde işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek için uygun teknik ve idari tedbirleri almasını öngörür.

Pratikte bu şu anlama gelir: bir belgeyi paylaşırken karşı tarafın ihtiyaç duymadığı kişisel verileri göndermemek iyi bir başlangıçtır. Bir faturayı muhasebe dışındaki bir ekiple paylaşırken IBAN'a, bir dilekçeyi örnek olarak gösterirken kimlik numarasına gerek olmayabilir.

Bu rehber hukuki danışmanlık değildir. Hangi verinin hangi durumda paylaşılabileceği senin işine ve dayanağına bağlıdır; emin değilsen kurumunun KVKK'dan sorumlu birimine ya da hukuk danışmanına danış.

PDFont PDF Kişisel Veri Gizle aracı dosyayı tarayıcında açar ve işler. Belge ya da bulunan değerler hiçbir sunucuya gönderilmez; bulunanlar yalnızca o sekmenin belleğinde tutulur.

1. PDF Kişisel Veri Gizle aracını aç ve belgeyi ekle.
2. Araç T.C. kimlik numarası, IBAN, kart numarası, telefon ve e-posta gibi değerleri kendiliğinden bulur. Listeyi gözden geçir; kalmasını istediklerinin işaretini kaldır.
3. Ad soyad veya adres gibi kalıba uymayan bilgiler için kendi terimlerini ekle ya da sayfa üzerinde elle alan çiz.
4. Gizle'ye bas. Araç metni siler, yerine siyah kutu çizer ve yeni dosyada bir kez daha arama yaparak hiçbir şeyin kalmadığını kontrol eder.
5. Sonucu kendin de aç; gizlediğin değeri seçmeyi, kopyalamayı ve aramayı dene. Bulunmamalı.

Taranmış bir sayfa aslında bir fotoğraftır; içinde okunabilir metin yoktur. Bu yüzden araç bu sayfalarda kimlik numarası gibi değerleri kendiliğinden bulamaz. Böyle sayfalarda gizlemek istediğin bölgelerin üzerine alan çiz: sayfa, o alanlar karartılmış bir görüntüye çevrilir ve altındaki bilgi geri getirilemez.

Metin içeren bir PDF'teki görsellerin, örneğin eklenmiş bir kimlik fotoğrafının içindeki yazılar da okunmaz. Bu alanları gözle kontrol et ve gerekiyorsa elle karart. Otomatik bulma bir yardımcıdır, son kontrol senindir.

Sayfadaki veriyi silmek işin yarısıdır. PDF'in belge özellikleri yazar adını ve şirket adını, yorumlar ise inceleyen kişilerin adlarını ve notlarını taşıyabilir. Gömülü ekler de içeride başka bir belge saklayabilir.

Karartmadan sonra dosyayı PDF Metadata Temizle aracından da geçir. Bu araç sayfaların görünüşünü değiştirmeden belge özelliklerini, XMP verisini, yorumları, ekleri ve betikleri siler.

Göndermeden önce şu sorulara evet diyebiliyorsan belge çoğu durumda paylaşıma hazırdır.

1. Karşı tarafın ihtiyacı olmayan her kişisel veri karartıldı mı?
2. Gizlenen değerler aramada ve kopyalamada artık çıkmıyor mu?
3. Görsellerin ve taranmış sayfaların içindeki bilgiler gözle kontrol edildi mi?
4. Belge özellikleri ve yorumlar temizlendi mi?
5. Özgün dosya güvenli bir yerde saklanıyor ve yanlışlıkla gönderilmiyor mu?