Cómo reducir un PDF para subirlo a un trámite en línea

Cada organismo fija sus propias reglas, y a veces cada trámite dentro del mismo organismo tiene las suyas. Una Sede Electrónica en España, el portal del SAT en México, ARCA en Argentina (el organismo que reemplazó a la AFIP) o la SUNAT en Perú pueden pedir tamaños y formatos distintos, y esas cifras cambian con el tiempo. Por eso en esta guía no damos números: revisa el límite que indica el portal en el momento de hacer tu trámite.

El dato suele estar junto al botón para adjuntar o en las instrucciones del procedimiento. Busca expresiones como "tamaño máximo", "peso máximo por archivo" o "formatos admitidos". Si no aparece, consulta la sección de ayuda o preguntas frecuentes del propio trámite, o el canal de atención del organismo.

Fíjate también en si hay un máximo por archivo y otro para el total de la solicitud. Algunos portales aceptan varios adjuntos pequeños pero rechazan la suma, y otros solo admiten PDF aunque tengas el documento como foto.

Un PDF generado desde un procesador de textos ocupa poco, porque guarda las letras como texto. Lo que lo hace crecer son las imágenes: la foto de tu documento de identidad hecha con el teléfono, un título escaneado a máxima resolución o varias fotos de recibos pegadas una detrás de otra.

Las cámaras actuales capturan muchos más detalles de los que necesita un funcionario para leer un documento. Comprimir consiste justamente en quitar ese exceso: las imágenes se vuelven a codificar con menos calidad o menos resolución, mientras que el texto real y los dibujos vectoriales se quedan como estaban.

Estos pasos corresponden a la herramienta Comprimir PDF. El archivo se procesa en tu navegador, así que tu documento no pasa por ningún servidor antes de llegar al portal.

1. Abre Comprimir PDF y arrastra tu archivo o elígelo desde tu carpeta.
2. Elige el modo Tamaño objetivo y usa uno de los valores propuestos o escribe uno en Personalizado.
3. Pon el objetivo un poco por debajo del límite que leíste en el portal: algunos sistemas calculan el tamaño de forma ligeramente distinta.
4. Pulsa Comprimir. El resultado te muestra el tamaño de antes y de después y te avisa si no se alcanzó el objetivo.
5. Abre el archivo descargado y amplía cada página: números de documento, sellos y firmas deben leerse sin esfuerzo.
6. Si todo se ve bien, súbelo al trámite y guarda aparte el original de alta calidad.

No todos los archivos bajan hasta donde quieres. Un PDF que ya es pequeño o que casi no tiene imágenes apenas cambia, y en ese caso la herramienta te dice hasta dónde pudo llegar. Tienes tres caminos.

El primero es quitar páginas. Si el trámite solo pide el anverso y el reverso de tu identificación, no hace falta enviar la hoja en blanco ni la portada. Con Organizar PDF eliminas esas páginas en un momento.

El segundo es activar la opción de reducir convirtiendo las páginas en imágenes. Suele dar archivos mucho más pequeños, pero el texto deja de poder seleccionarse y buscarse. Para un trámite en el que solo se mira el documento, normalmente no es un problema.

El tercero es volver a escanear o fotografiar el documento con menos resolución, en escala de grises o con el perfil de "documento" de tu escáner en lugar del de "foto".

Muchas solicitudes piden reunir varios documentos en un único PDF. El orden importa: primero une los archivos con Unir PDF y después comprime el resultado. Así el límite se aplica una sola vez al archivo final y no tienes que ajustar cada parte por separado.

Si lo que tienes son fotos, conviértelas antes con JPG a PDF; cada imagen pasa a ser una página. Luego ese PDF entra en la unión como cualquier otro.

Repasa el archivo comprimido de principio a fin antes de subirlo. Un número de identificación borroso o una fecha que no se lee pueden hacer que el trámite te lo devuelvan, y eso cuesta mucho más tiempo que unos segundos de revisión.

Ten en cuenta que, si el original tenía contraseña, la copia comprimida no la conserva, y tampoco mantiene marcadores ni campos de formulario. Para la mayoría de los portales es justo lo que necesitas, pero no dejes esa copia sin protección en una carpeta compartida.