Firma visual y firma electrónica en un PDF: diferencias y cuándo usar cada una

Es la versión digital de tu rúbrica en papel. Puedes trazarla con el dedo, el ratón o el mouse, escribir tu nombre con una letra que imita la escritura a mano o fotografiar la firma que hiciste en una hoja. Esa imagen se coloca en el lugar que elijas de la página y pasa a formar parte del PDF.

Para muchos trámites cotidianos es suficiente y da al documento un aspecto de conformidad. Técnicamente, sin embargo, es solo una imagen pegada en la página: cualquiera podría copiarla a otro documento, y si alguien modifica el texto después de firmar, la firma no lo delata.

En la Unión Europea, el reglamento eIDAS distingue tres niveles de firma electrónica: simple, avanzada y cualificada. La cualificada, creada con un certificado cualificado y un dispositivo cualificado de creación de firma, tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita. En España es habitual firmar trámites con el DNI electrónico o con un certificado digital, por ejemplo el que emite la FNMT.

En América Latina cada país tiene su propia ley. En México, la e.firma que emite el SAT es una firma electrónica avanzada; en Argentina, la ley distingue entre firma digital y firma electrónica. Los nombres y los efectos legales varían, así que no conviene trasladar las reglas de un país a otro.

Lo que estas firmas tienen en común es la criptografía. La firma queda ligada al contenido exacto del documento: si cambia una sola letra, la verificación falla. Además, se puede comprobar a qué certificado, y por tanto a qué persona, corresponde.

Si la persona o la organización que recibe el documento acepta una firma visual, normalmente no hay más que hablar. Suele ser el caso de autorizaciones internas, solicitudes de vacaciones, comunicaciones con el casero o el arrendador, inscripciones a una actividad o la aceptación rápida de un presupuesto.

Cuando dudes, pregunta: "¿Les sirve el PDF con mi firma dibujada o necesitan firma electrónica?". Esa respuesta vale más que cualquier regla general que leas en internet, incluida esta guía.

Si un organismo público, un banco o un contrato exigen firma electrónica avanzada o cualificada, un PDF con firma visual probablemente será rechazado. Entonces tendrás que obtener un certificado con un prestador autorizado en tu país o entregar el documento firmado en papel. Esta guía no es asesoramiento jurídico; para un documento con consecuencias legales importantes, consulta a un profesional.

Firmar PDF de PDFont añade una firma visual; no crea una firma electrónica avanzada ni cualificada. Estos pasos sirven, por tanto, para los casos en que quien recibe el documento acepta ese tipo de firma.

1. Abre Firmar PDF y añade el documento.
2. Crea tu firma: dibújala, escribe tu nombre o elige la foto de una firma hecha sobre papel blanco. En la foto, el fondo se elimina automáticamente.
3. Arrastra la firma al lugar correcto, ajusta su tamaño y pulsa Añadir a esta página. Repite en cada página que necesite firma.
4. Pulsa Firmar PDF y descarga el documento firmado.

Si el documento es un formulario con campos, complétalo antes con Rellenar formulario PDF y fírmalo después. Así la firma queda sobre la versión definitiva.

Si vas a enviarlo por correo y quieres limitar quién lo abre, puedes ponerle una contraseña con Proteger PDF y comunicarla por otro canal, por ejemplo en una llamada. La contraseña protege el archivo, pero no convierte la firma visual en una firma electrónica avanzada.